Verkaufen mit
&
durch WeClapp.
Das vollständige Playbook für deinen Sales-Alltag bei Clanea AG — vom ersten Lead über Angebot, Auftrag und Rechnung bis zur Cross-Border-Warenüberführung CH↔DE, dem Shopify-Funnel und der EU-weiten Steuer-Choreografie.
Wer wir sind,
wie wir ticken.
Bevor du das Tool öffnest, brauchst du die Anatomie deines neuen Arbeitgebers. Clanea ist kein klassisches Schweizer KMU — wir sind ein Cross-Border-Konstrukt mit drei Vertriebskanälen, zwei Steuersphären und einer EU-weiten Versandlogistik. Das prägt alles, was du in WeClapp tust.
Zwei Beine, eine Firma
Clanea AG (Schweiz) ist die Mutter mit Hauptsitz in Bolligen. Clanea AG Deutschland ist als deutsche Einheit mit eigener USt-IdNr aktiv — registriert beim Finanzamt Konstanz, mit EORI-Nummer für den EU-Zoll. WeClapp bildet das so ab, dass beide Einheiten gleichzeitig Lieferant und Kunde voneinander sein können.
Drei Vertriebskanäle, ein CRM
- Direkt-Vertrieb — B2B-Verkäufe via WeClapp-Angebote
- Shopify-Webshop — vollständig in WeClapp integriert, jede Bestellung läuft harmonisiert ins CRM
- Cross-Border-Logistik — Lager CH → HUB Deutschland (Gottmadingen) → EU-Versand
Was das im Alltag heisst
Du wirst regelmässig vier Arten von Transaktionen anfassen:
- CH-Aussenverkauf — Schweizer Kunden, CHF, 8,1% MWST
- DE-Aussenverkauf — Deutsche Kunden, EUR, 19% MwSt
- EU-Verkauf via HUB DE — innergem. steuerbefreit (B2B) oder OSS (B2C)
- Interne Warenüberführung CH→DE — Proformarechnung für den Zoll
WeClapp macht das Steuer-Routing automatisch — wenn die Stammdaten gepflegt sind. Genau dafür gibt es dieses Playbook.
Stammdaten Clanea AG
| Firma | Clanea AG |
| Hauptsitz | Dorfmärit 9, 3065 Bolligen, Schweiz |
| Geschäftsführung | Nik Maloku |
| Kontakt | info@clanea.ch · +41 31 918 01 55 |
| Web | www.clanea.ch |
| WeClapp-Instanz | clanea.weclapp.com |
| Fulfillment-Partner | Supermerchado AG |
| DE-Lager | Gottmadingen (HUB Clanea c/o Logistiker) |
Steuer-Identitäten
| Land | Nummer | Anwendung |
|---|---|---|
| 🇨🇭 CH | CHE-424.055.399 MWST | 8,1% MWST, CHF |
| 🇩🇪 DE | DE 455107971 | 19% / 0% igL, EUR |
| 🇪🇺 EU | EORI | Zollabwicklung EU-weit |
WeClapp wählt automatisch die korrekte Nummer — der Platzhalter ..salesTaxId_order.. in der Fusszeile zieht sie aus dem Beleg.
Produktbeispiel: PurePlate-Linie
| Art-Nr. | Produkt | Transferpreis |
|---|---|---|
8120001 | PurePlate S | 28,00 CHF |
8120002 | PurePlate R | 28,00 CHF |
8120003 | PurePlate L | 28,00 CHF |
Das Cross-Border-Modell visualisiert
Bevor du klickst,
denk wie WeClapp denkt.
Die meisten Frustrationen mit WeClapp entstehen, weil Leute es wie HubSpot oder Salesforce bedienen wollen. Es tickt anders — und das ist gut, wenn du weisst, wo der Hebel sitzt.
Die eine Idee, die alles erklärt
WeClapp speichert jede Person und jede Firma nur einmal. Dieser eine Kontakt trägt dann Rollen: Interessent, Kunde, Lieferant — auch alles gleichzeitig. Das ist kein technisches Detail, das ist das ganze Konzept.
Für Clanea bedeutet das z.B.: Clanea AG Deutschland ist gleichzeitig als Kunde (für die Schweizer Verkäufe nach DE) und als Lieferant (für die Bezugsquellen-Logik) angelegt. Ein Kontakt, zwei Rollen.
WeClapp ist ERP + CRM in einem
Anders als HubSpot oder Salesforce ist WeClapp kein reines CRM. Es ist ein vollintegriertes ERP — Stammdaten, Verkauf, Einkauf, Lager, Rechnung, Buchhaltung in einem System. Das macht es bei der Marketing-Automation schwächer, beim End-to-End-Verkaufsprozess aber aussergewöhnlich stark.
Was das praktisch heisst
Ein Kontakt wird vom Lead zum Kunden, ohne dass du Daten umziehst. Aus dem Angebot wird mit einem Klick ein Auftrag. Aus dem Auftrag mit einem Klick eine Rechnung. Die ganze Historie — Anrufe, E-Mails, Angebote, Lieferungen, Rechnungen, OPs — bleibt am selben Datensatz hängen. Das ist der Grund, warum du Pipeline-Hygiene ernst nehmen solltest: Jeder Datenpunkt zahlt auf den Kundenwert ein.
Was Leute typisch falsch machen
Sie legen "Lead Max Mustermann" an und später nochmal "Kunde Max Mustermann". Resultat: zerschnittene Historie, doppelte E-Mails, Reporting unbrauchbar. Erste Reflex-Frage bei Anlage: existiert der Kontakt schon? WeClapp warnt zwar, aber nicht immer zuverlässig — also du suchst, dann anlegen.
Daten-Hygiene
ist Verkaufs-Hygiene.
Drei Routinen, die du verinnerlichst
- Vor jeder Anlage suchen
5 Sekunden Volltextsuche. Existiert der Kontakt schon? Funktion ergänzen statt neu anlegen. - Duplikate mergen, nicht löschen
Massenaktion → "Kontakte zusammenfassen". Hauptkontakt = der mit der besseren Datenqualität. "Sicheres Zusammenführen" aktiv lassen. - DSGVO: anonymisieren, nicht löschen
Kunden mit Belegen kannst du nicht löschen. Felder leeren erfüllt Art. 17 DSGVO; Aufbewahrungspflicht (Rechnungen!) bleibt.
Was beim Merge mitkommt — und was nicht
| Kategorie | Übernommen |
|---|---|
| Angebote, Aufträge, Rechnungen, Verträge | Ja |
| Chancen, Kampagnen, Aufgaben | Ja |
| Ereignisse, E-Mail-Archiv, Dokumente | Ja |
| Ansprechpartner | Ja, ohne Status |
| Adressen | Ja, ohne Typ |
| Personenkonto | Nur wenn leer |
| Organizer-Erinnerungen | Nein |
| Feldinhalte (Akte) | Manuell |
Der erste Klick,
der den Ton setzt.
Ein Kunde, der sauber angelegt wurde, läuft danach jahrelang reibungsfrei durch alle Prozesse. Ein schlampig angelegter Kunde produziert für jedes Angebot, jede Rechnung, jede Mahnung Mehrarbeit. Bei Clanea zusätzlich: jede MwSt-Fehlbuchung ist ein Steuer-Risiko.
Navigation
Schnelleingabe-Dialog: Pflichtfelder
| Feld | Pflicht | Anmerkung für Clanea |
|---|---|---|
| Kontakt-Art | Pflicht | Standard: Firma. Bei Privat: Person (= B2C). |
| Firma * | Pflicht | Offizieller Firmenname, wird auf Rechnungen verwendet. |
| Geschäftsbeziehung | Optional | "Kunde" standardmässig. Auch Mehrfach möglich (Kunde + Lieferant). |
| Vertriebsweg * | Pflicht | Standard: "Standard netto". Definiert Zahlungs- und Preiskonditionen. |
| Strasse / PLZ / Stadt | Empfohlen | Pflicht für vollständige Beleg-Adressen. |
| Land * | Pflicht | Kritisch für MwSt-Automatik: CH → 8,1% CHF · DE → 19% EUR. |
Nach Speichern: "Speichern und Details" wählen
Statt "Speichern und Schliessen" lieber "Speichern und Details" — dann landest du direkt im vollständigen Datensatz und füllst die wichtigen Folgefelder, solange du noch im Kontext bist.
Die wirklich wichtigen Folgefelder
Steuer & Finanzen (kritisch)
| USt-ID-Nummer | Bei EU-Kunden Pflicht für 0% igL. WeClapp validiert automatisch via VIES. |
| EORI-Nummer | Bei EU-Kunden mit Zollabwicklung wichtig. |
| Währung | Wird aus Land vorgeschlagen, prüfen! |
| Zahlungsbedingungen | z.B. "30 Tage netto" — wird automatisch übernommen. |
| Zahlungsart | Überweisung / SEPA-Lastschrift / Kreditkarte. |
| Kreditlimit | Bei grossen Kunden setzen — WeClapp warnt bei Überschreitung. |
| Kundengeschäftstyp | B2B oder B2C — beeinflusst Steuerlogik (igL vs. OSS). |
Kommunikation & CRM
| Handelssprache | Sprache der ausgehenden Dokumente. Wichtig bei internationalen! |
| Verantwortlich | Der zuständige Sales — du selbst, wenn du den Lead gewonnen hast. |
| ABC-Klasse | A/B/C — wichtig fürs spätere Reporting und Kampagnen. |
| Ansprechpartner | Mindestens einen anlegen — für E-Mails essentiell. |
| Opt-In E-Mail | Für Newsletter-Versand zwingend zu pflegen. |
| Ursprung | z.B. "Shopify", "Empfehlung", "Messe", "Web2Lead". |
| Branche | Für spätere Segmentierung in Kampagnen. |
Deine Checkliste — Hak's ab beim Anlegen
Klick die Punkte an um sie zu markieren (nur visuell, nicht gespeichert):
Pro-Tip: Diese drei Sperren bewusst nutzen
Liefersperre · Rechnungssperre · Mahnsperre — diese drei Toggles im Bereich "Verkaufsdetails" sind dein Sicherheitsnetz bei problematischen Kunden. Beispiel: Kunde zahlt schleppend → Lieferung erlauben, aber neue Aufträge auf Rechnungssperre setzen, bis OPs ausgeglichen sind.
Vom Klick
zum Gespräch.
Web2Lead ist der unterschätzte Hebel im WeClapp-CRM. Richtig aufgesetzt erspart es dir das händische Anlegen von 80% deiner Leads — und du kannst Kampagnen sauber attribuieren. Bei Clanea besonders relevant für B2B-Leads, die über die Website kommen (Shopify-Bestellungen laufen separat — siehe Kapitel 14).
Setup-Checklist
- CAPTCHA aktivieren
Bot-Submissions verstopfen deine Pipeline. Honeypot zusätzlich als zweite Sicherung. - Verantwortlicher = echte Person
Kein Sammelpostfach. Sonst greift die E-Mail-Benachrichtigung ins Leere. - DSGVO-Checkbox als Pflichtfeld
Standard ist Radio-Button — den Code manuell aufrequiredumschreiben. - Zusatzfeld "Quelle" anlegen
Verknüpft mit Kunde + Interessent. Pflegt sich automatisch, gibt sauberes Attribution-Reporting. - Hidden Inputs für Kampagnen-Tracking
UTM-Parameter oder Kampagnen-Code als versteckte Felder mitgeben.
Der DSGVO-Hack im HTML
// Standard generierter Code = Radio Button. Tausch ihn so: <input type="checkbox" name="customAttributes.datenschutz" required> <label>Ich akzeptiere die <a href="/datenschutz">Datenschutzerklärung</a></label> // Bonus: Kampagnen-Quelle als hidden field <input type="hidden" name="customAttributes.quelle" value="LinkedIn-Q2-PurePlate">
Pro Launch eine eigene Quelle
Für jeden PurePlate-Launch oder Produkt-Roll-out: eigene Web2Lead-Konfiguration mit eindeutiger quelle. Dann siehst du im CRM-Reporting exakt, welcher Launch wie viele Leads gebracht hat — ohne Marketing-Excel.
Die Pipeline ist
dein Spiegel.
Eine Chance, die nicht in WeClapp ist, existiert nicht. So einfach. Wenn du im Kopf "noch fünf Hot Deals" hast, die nicht im System sind — du wirst sie verlieren. Forecast, Reporting und Übergaben hängen daran.
Probier das Board — Drag & Drop funktioniert
Die Karten lassen sich verschieben, der Forecast unten rechnet live mit. Genauso funktioniert WeClapps Kanban — nur dass dort der Phasenwechsel automatisch in die Akte geloggt wird. Die Karten zeigen den Vertriebsweg (CH/DE/Shopify) als Tag.
Live-Formel: Gewichteter Forecast = Σ (Deal-Volumen × Phasen-Wahrscheinlichkeit / 100). Genauso rechnet WeClapp. EUR-Werte werden vereinfacht 1:1 als CHF angezeigt — in WeClapp wird mit dem hinterlegten Tageskurs umgerechnet.
Die vier häufigsten Pipeline-Fehler
Fehler 01 — Zu viele Phasen
Wer 9 Phasen hat, klickt nie sauber. Faustregel: 5 aktive Phasen + Gewonnen/Verloren. Wenn mehr nötig: zwei Pipelines (New Business vs. Bestandskunden).
Fehler 02 — Wahrscheinlichkeiten geraten
Phase "Angebot" auf 80% klingt optimistisch, zerschiesst den Forecast. Schau auf deine echte Conversion-Rate der letzten 6 Monate.
Fehler 03 — Eine Pipeline für alles
CH-, DE- und Shopify-Vertrieb haben unterschiedliche Verkaufszyklen. Lieber separate Pipelines pro Vertriebsweg.
Fehler 04 — Verloren ohne Grund
"Chancen erst verlieren bei abgelehnten Angeboten" aktivieren — und immer Begründung erfassen. Nach 6 Monaten hast du Gold im Reporting.
Pipeline-Empfehlung für Clanea
| Pipeline | Phasen | Wann nutzen |
|---|---|---|
| Direkt-Vertrieb CH | Erstkontakt 10% · Qualifizierung 25% · Angebot 50% · Verhandlung 75% · Gewonnen | B2B-Sales Schweiz |
| Direkt-Vertrieb DE/EU | Erstkontakt 10% · USt-ID geprüft 20% · Angebot 50% · Verhandlung 75% · Gewonnen | B2B-Sales Deutschland + EU |
| Shopify Funnel | Cart erstellt 15% · Cart abandoned 30% · Bestellt 75% · Bezahlt 100% | Automatisiert via Shopify-Integration |
| Bestandskunden Upsell | Trigger 20% · Demo 40% · Angebot 60% · Verhandlung 80% · Gewonnen | Kürzere Zyklen, vorhandene Beziehung |
Wer nicht loggt,
verkauft nicht.
Ereignisse — Anrufe, Mails, Termine, Notizen — sind nicht Bürokratie. Sie sind dein Gedächtnis und das deiner Kolleg:innen. Was nicht im System ist, kann dein Vertretungs-Kollege im Urlaub nicht nachvollziehen.
Die Drei-Sekunden-Regel
Nach jedem Anruf, jeder Mail, jedem Termin: kürzeste Notiz reicht, aber sofort. Nicht "ich mach das nachher" — das ist tot.
Beispiel-Eintrag: "Call · 12min · Decision-Maker IT will PurePlate-Demo · Termin 14.05. 10:00 · Pricing-Frage offen"
Was in jedem Ereignis stehen muss
- Bezug — auf Kunde, Interessent, Chance
- Typ — ein-/ausgehender Anruf oder Sonstiges
- Kategorie — eigene anlegen: "Discovery", "Demo", "Pricing", "Follow-up"
- Nächster Schritt — als kurzer Satz
Wo Ereignisse erstellt werden
| Ort | Wann sinnvoll |
|---|---|
| Direkt in der Chance | Sales-Calls — bleibt am Deal hängen |
| Kunden-Akte | Service-/Support-Themen |
| Interessenten-Akte | Erst-Qualifizierung |
| Ereignisübersicht | Bulk-Nachpflege nach Messe |
Messe-Trick
Messe vorbei? Kontaktliste als CSV importieren und gleichzeitig ein Ereignis "Messe Internorga 2026" via Massenaktion an alle hängen. Drei Klicks, sauber attribuiert.
Angebot ▸ Auftrag ▸
Rechnung.
Hier wird aus einer Chance echtes Geld. Der Standard-Workflow in WeClapp ist erstaunlich glatt, wenn du ihn einmal kennst — und WeClapp tut verdammt viel automatisch, wenn die Stammdaten passen.
Der Workflow in 6 Stufen
Stufe für Stufe
Angebot erstellen
Angebot versenden
Annahme: Klick auf "Angenommen"
Auftragsbestätigung senden
Rechnung erstellen
Rechnung versenden
Der "Auftrag-Komplett-Workflow" — Speedrun
Für einfache Aufträge ohne Komplikation: Im Auftrag Workflow → "Auftrag-Komplett-Workflow". Damit werden AB, Lieferung und Rechnung in einem Schritt erzeugt. Spart 30 Sekunden pro Auftrag — bei 50 Aufträgen/Woche eine echte Zeitersparnis. Nicht nutzen, wenn die Lieferung erst Tage später erfolgt — sonst hast du eine offene Rechnung vor dem Warenausgang.
Die Status-Übersicht
| Bereich | Status | Bedeutung |
|---|---|---|
| Angebot | Offen | Erstellt, noch keine Reaktion des Kunden |
| Angebot | Angenommen | Kunde hat akzeptiert, Auftrag wurde erstellt |
| Angebot | Abgelehnt | Kunde hat abgelehnt |
| Auftrag | AB erstellt | AB-Dokument wurde generiert |
| Auftrag | Abgeschlossen | Vollständig abgewickelt (geliefert + berechnet) |
| Rechnung | Offen | Erstellt, Zahlung noch ausstehend |
| Rechnung | Bezahlt | Zahlung eingegangen und verbucht |
Checkliste — der komplette Verkaufsprozess
CH-Kunde oder
DE-Kunde — der Vergleich.
Beide Workflows sind 99% identisch. WeClapp macht die Steuer- und Währungsmagie im Hintergrund — du klickst denselben Workflow, das System wählt die korrekten Werte.
Schweizer Kunde — CHF, 8,1% MWST
| Schritt | Aktion | Was WeClapp automatisch macht |
|---|---|---|
| 1 | Neues Angebot erstellen, CH-Kunde wählen | Währung CHF gesetzt, 8,1% MWST aktiviert |
| 2 | Positionen einfügen | Steuer "[8,10%] CH" wird je Position automatisch gesetzt |
| 3 | Angebot als E-Mail senden | PDF wird mit CHE-Nummer in der Fusszeile generiert |
| 4 | Annehmen → Auftrag automatisch erstellt | Alle Daten 1:1 übernommen |
| 5 | AB senden | Workflow → AB als E-Mail |
| 6 | Rechnung erstellen | RE-Nummer vergeben, Fälligkeit aus Zahlungsbed. berechnet |
| 7 | Rechnung versenden | PDF mit CHE-Steuernummer, CHF-Betrag |
Versand-Sonderfall: CH-Kunde wird aus DE-Lager beliefert
Wenn ein CH-Kunde aus dem DE-HUB beliefert wird (z.B. weil Lagerbestand nur dort), greift die Zollabwicklung CH-Import. Versandkosten sind dann höher (CHF 20.05 Economy, siehe Versand-Kalkulator). Auf der Rechnung bleibt 8,1% MWST und CHF — der Warenfluss ist davon unabhängig.
Deutscher Kunde — EUR, 19% MwSt (oder 0%)
| Schritt | Aktion | Was WeClapp automatisch macht |
|---|---|---|
| 1 | Neues Angebot erstellen, DE-Kunde mit USt-ID wählen | Währung EUR gesetzt, USt-ID wird automatisch validiert |
| 2 | USt-ID-Prüfung im Angebot | Grüne Box "Gültig" erscheint — DE 455107971 wird in Fusszeile gezogen |
| 3 | Positionen einfügen | Steuer "[19,00%] DE" automatisch — bei innergem. Lieferung 0% |
| 4 | Angebot als E-Mail senden | PDF mit DE-Steuernummer |
| 5 | Annehmen → Auftrag automatisch | — |
| 6 | AB & Rechnung wie CH | EUR-Beträge, DE-Steuernummer |
Versand: DDP empfohlen für B2C, DAP optional für B2B
Bei DE-Kunden ab dem DE-HUB ist DDP (Delivered Duty Paid) der Standard — Clanea trägt die EUST, der Kunde zahlt eine Rechnung mit 19% MwSt. Bei B2C kein Workaround: DDP, sonst überfordert. Bei B2B-Grosskunden mit eigener EORI kannst du DAP wählen (steuerbefreiter Export, der Kunde verzollt selbst). Mehr dazu in Kapitel 16 (VAT Cheat-Sheet).
Der einzige echte Unterschied
USt-ID-Validierung
CH-Kunden brauchen keine USt-ID, weil sie nicht zur EU gehören. DE-Kunden (und alle EU-Kunden) brauchen sie für die 0%-Regel bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. WeClapp prüft die USt-ID automatisch beim Hinterlegen via VIES (europa.eu/.../vies) — die grüne "Gültig"-Box ist dein Indikator. Ohne diese Box gehst du davon aus, dass keine 0%-Regel greift.
Wenn die Firma
von sich selbst kauft.
Hier wird's clever. Clanea AG nutzt ein elegantes WeClapp-Konstrukt, um interne Warenüberführungen sauber zu dokumentieren: dieselbe Firma agiert gleichzeitig als Lieferant und Kunde. Bezugsquellen machen das möglich.
Das Problem
Clanea AG hat zwei Lager: Hauptlager Schweiz, HUB Deutschland (Gottmadingen). Damit Ware physisch nach DE überführt werden kann, brauchst du ein Zolldokument mit Warenwert (Schweiz = nicht-EU). Aber: es ist kein echter Verkauf, sondern eine konzerninterne Überführung.
Die Lösung in WeClapp
Bezugsquellen verknüpfen einen Artikel mit einem Lieferanten und hinterlegen den Einkaufspreis. Für Clanea ist der "Lieferant" die eigene deutsche Einheit Clanea AG Deutschland. Wenn aus CH eine Bestellung nach DE überführt wird, springt automatisch die Bezugsquelle ein — mit hinterlegtem Transferpreis.
Konkretes Setup im System
| Artikel | Lieferant | Transferpreis |
|---|---|---|
8120001 PurePlate S | Clanea AG DE | 28,00 CHF |
8120002 PurePlate R | Clanea AG DE | 28,00 CHF |
8120003 PurePlate L | Clanea AG DE | 28,00 CHF |
Beim Anlegen einer Überführungs-Bestellung wird der Transferpreis automatisch vorgeschlagen. Kein manuelles Eintippen, keine Fehlerquelle.
Wo Bezugsquellen leben
| Zugang | Pfad | Wann nutzen |
|---|---|---|
| Global | Artikel → Bezugsquellen | Übersicht aller Bezugsquellen, Massenaktionen, Excel-Export |
| Artikelspezifisch | Artikel → Artikel öffnen → Reiter "Bezugsquellen" | Nur die Bezugsquellen eines einzelnen Artikels |
Aufbau einer Bezugsquelle
Reiter "Übersicht"
- Lieferant * — Pflichtfeld (bei Clanea: "Clanea AG – Deutschland")
- Lieferanten-Artikelnummer * — entspricht bei Clanea der eigenen Artikelnummer
- Name * — Bezeichnung beim Lieferanten
- Grundeinheit * — Stück, Kilogramm, etc.
- Wiederbeschaffungszeit — Lieferzeit in Tagen
- Mindestbestellmenge — falls relevant
- Dropshipping möglich — Markierung für Direktversand
Reiter "Einkaufspreise"
- Startdatum / Enddatum — Gültigkeitszeitraum
- Preisstaffel — z.B. ab 100 Stk anderer Preis
- Preis — der Einkaufs- bzw. Transferpreis
- Abschlag (%) — optionaler Rabatt
- Kunde/Interessent — Preis nur für bestimmten Kunden
Globale Einstellung beachten
In Einstellungen → Artikel → Bezugsquellen gibt es die Option "Artikelnummer standardmässig als Lieferantenartikelnummer setzen". Bei Clanea aktiviert lassen — Lieferant und Kunde sind ja identisch und nutzen dieselbe Artikelnummer.
Warum dieses Setup so wertvoll ist
- Preistransparenz: Der interne Transferpreis ist zentral hinterlegt und wird auf allen Dokumenten einheitlich ausgewiesen.
- Automatisierung: Bei jeder Bestellung wird der korrekte interne Preis vorgeschlagen — kein manuelles Eintippen.
- Buchhalterische Korrektheit: Die Proformarechnung belegt die Warenüberführung mit einem Wert und ist als Belegnachweis für Zoll/Steuer/Konzernabrechnung nutzbar.
- Kundenbasierte Preise: Durch das Feld "Kunde/Interessent" im Einkaufspreis können unterschiedliche Transferpreise je nach internem Empfänger hinterlegt werden — relevant, falls Clanea irgendwann weitere Einheiten in anderen Ländern hat.
Das Zolldokument,
keine Rechnung.
Die Proformarechnung ist nicht Teil des normalen Verkaufsprozesses. Sie ist ein Spezialwerkzeug für die Warenüberführung CH → DE. Wenn du sie falsch nutzt, produzierst du Buchhaltungschaos. Wenn richtig: läuft sie sauber separat zum echten Geschäft.
Worin unterscheidet sich Normale Rechnung vs. Proforma?
| Merkmal | Normale Rechnung | Proformarechnung |
|---|---|---|
| Zweck | Kaufmännischer Beleg, Zahlungsaufforderung | Informatorisches Zolldokument |
| Wo erzeugt | Auftrag → Workflow "Rechnung erzeugen" | Im Lieferschein → "Proformarechnung für Zoll erzeugen" |
| Nummernkreis | RE-XXXX | PF-XXXX (eigener Kreis!) |
| Steuerlich relevant | Ja | Nein |
| Debitorenbuchung | Ja | Nein |
| Zahlungspflicht | Ja | Nein |
| In Buchhaltung sichtbar | Ja | Nein |
| Empfänger | Externer Kunde | Clanea AG Deutschland (eigene Gesellschaft) |
| Preisgrundlage | Verkaufspreisliste | Transferpreis aus der Bezugsquelle |
Einmalige Systemkonfiguration (machen, falls nicht da)
- Nummernkreis anlegen
Globale Einstellungen → Nummernkreise → Neu für "Proformarechnung" (z.B. PF-2026-XXXXX). Pflicht — ohne kann die Funktion nicht aktiviert werden. - Workflow-Aktion aktivieren
Globale Einstellungen → Verkauf & Einkauf → Workflow-Aktionen → Optionale Workflow-Aktionen Lieferung → Haken bei "Proformarechnung für den Zoll erzeugen". - Formularkonfiguration & Textverwaltung
Globale Einstellungen → Formularwesen → Formularkonfiguration → Proformarechnung: Layout anpassen. Textverwaltung → Textbausteine pflegen (z.B. "Nicht zum Zahlungsempfang berechtigt").
Der Workflow im Alltag
Schritt für Schritt
- Verkauf → Aufträge → + Neuer Auftrag
Kunde:Clanea AG – Deutschland, Lieferadresse: HUB DE (Gottmadingen) - Positionen einfügen
Artikel wählen (z.B. PurePlate S, Art-Nr 8120001). Preis wird automatisch aus der Bezugsquelle als 28,00 CHF vorgeschlagen — prüfen und bestätigen. - Lieferung erzeugen
Auftrag → Workflow → "Lieferung erzeugen". Warenausgang aus CH-Lager wird vorbereitet. - Im Lieferschein: Proformarechnung erzeugen
Optional: vorher unter "Formulartexte → Proformarechnung" den Belegtext anpassen (z.B. "Keine kommerzielle Rechnung — nur für Zollzwecke"). Dann: Workflow → "Proformarechnung für den Zoll erzeugen". - PDF herunterladen
Physisch der Sendung beilegen oder für elektronische Zollanmeldung verwenden. EUST in DE zahlen (kann in Konstanz-Abrechnung Ziffer 62 als Vorsteuer abgezogen werden — siehe Kapitel 16). - Kein Rechnungsworkflow
Der Vorgang ist abgeschlossen. Keine offene Debitorenposition, keine Zahlungserinnerung.
Die wichtigsten Fragen
| Erzeugt Proforma einen OP? | Nein. Kein Debitorensaldo. |
| Welcher Preis erscheint? | Transferpreis aus der Bezugsquelle (28,00 CHF bei PurePlate). |
| Erscheint sie in der Buchhaltung? | Nein. Kein steuerlicher Beleg, nicht in GuV/USt-Voranmeldung. |
| Neuer Auftrag pro Überführung? | Ja. Jeder Überführungsvorgang als separater interner Auftrag. |
| EUST-Abzug in DE? | Ja — in Ziffer 62 der Konstanzer USt-Voranmeldung als Vorsteuer. |
Wo Texte
und Layout leben.
Das WeClapp-Formularwesen ist in drei Ebenen aufgebaut. Wer die Hierarchie verstanden hat, weiss genau wo er klicken muss, um den Briefkopf zu ändern, einen Standardtext zu ergänzen, oder ein einzelnes Angebot zu personalisieren.
Die drei Ebenen als Pyramide
Ebene 1: Was hier konfiguriert ist (für Clanea)
| Bereich | Aktueller Clanea-Wert |
|---|---|
| Firma | Clanea AG |
| Ansprechpartner | Nik Maloku |
| info@clanea.ch | |
| Telefon | +41 31 918 01 55 |
| Adresse | Dorfmärit 9, 3065 Bolligen |
| Fusszeilen-Stil | Design 1 · 15mm Höhe · Trennlinie aktiv |
| Fusszeile-Freitext | Clanea AG · Dorfmärit 9, 3065 Bolligen · Schweiz · www.clanea.ch · ..salesTaxId_order.. |
Die Magie des Platzhalters ..salesTaxId_order..
Dieser Platzhalter in der Fusszeile zieht automatisch die korrekte MwSt-Nummer je nach Beleg-Typ — bei CH-Kunden die CHE-Nummer, bei DE-Kunden die DE-Nummer. Niemals hardcoden! Wenn du den Platzhalter durch eine feste Nummer ersetzt, brechen automatische Cross-Border-Belege.
Ebene 2: Die Formularkonfiguration "Standard"
Hier wird das Layout pro Belegtyp definiert. Mehrere Varianten möglich (z.B. eine eigene für CH, eine für DE — bei Clanea bisher nicht nötig, dank der Platzhalter-Logik).
| Tab in der Konfiguration | Was hier eingestellt wird |
|---|---|
| Allgemein | Kopfbereich-Stil, Schriftart (Arial 8pt), Seitenränder, Logo-Position |
| Summenblock | Wie Netto/MwSt/Brutto am Ende angezeigt werden |
| Formulare | Globale Einstellungen für alle Belegtypen dieser Variante |
| Artikel | Welche Artikelinformationen in der Positionstabelle erscheinen |
| Angebot / Auftrag / Lieferschein / Rechnung / Proforma | Belegtyp-spezifische Einstellungen (Gewicht drucken, Adressen, Info-Block) |
Ebene 3: Drei Textpositionen im einzelnen Dokument
| Position | Name | Wo auf dem Dokument |
|---|---|---|
| 1 | Einleitender Belegtext | Vor der Positionstabelle — Begrüssung, Bezug auf Anfrage |
| 2 | Belegkommentar | Zwischen Positionen und Summenblock — Lieferhinweise |
| 3 | Belegtext (Schluss) | Nach dem Summenblock — Zahlungshinweis, Bankverbindung, Gruss |
Zugriff im Dokument: Aktionsleiste → Button "Formulartexte" → Dropdown mit den drei Positionen + "Belegtexte aktualisieren" (lädt Standardtexte aus der Textverwaltung neu).
Wichtige Platzhalter
| Platzhalter | Bedeutung / Ausgabe |
|---|---|
..salesTaxId_order.. | MwSt-Nummer des Belegs (automatisch CH oder DE je nach Kunde) |
..company.. | Firmenname des Kunden |
..firstName.. ..lastName.. | Vor- und Nachname des Ansprechpartners |
..street2.. | Zweite Adresszeile |
..zipcode.. ..city.. | PLZ und Ort |
..countryIfForeign.. | Land (nur wenn ausländischer Empfänger) |
..salutation.. | Anrede (Herr/Frau) |
Die Schnell-
Referenz.
Die häufigsten Fragen bekommen die schnellsten Antworten. Pinn das ans Whiteboard.
| Ich möchte... | Pfad |
|---|---|
| Logo ändern | ⚙ Formularwesen → Formulareinstellungen → Unternehmenslogo |
| Fusszeilen-Text ändern (Adresse, MwSt) | ⚙ Formularwesen → Formulareinstellungen → Fusszeile → Freitext |
| Firmenname / Adresse im Briefkopf ändern | ⚙ Formularwesen → Formulareinstellungen → Unternehmensdaten |
| Schriftart / Schriftgrösse ändern | ⚙ Formularkonfiguration → Standard → Allgemein |
| Auf Angebot: Zahlungsbedingungen drucken | ⚙ Formularkonfiguration → Standard → Tab "Angebot" → Belegtext |
| Spalten der Positionstabelle anpassen | ⚙ Formularkonfiguration → Standard → Tab Belegtyp → Positionstabelle |
| Standardtext auf Angeboten ändern | ⚙ Formularwesen → Textverwaltung → Standard → Angebot → Position 1 |
| Rechnungsschlusstext (Zahlungshinweis) | ⚙ Formularwesen → Textverwaltung → Standard → Rechnung → Position 3 |
| Text auf einem einzelnen Angebot anpassen | Angebot öffnen → "Formulartexte" → gewünschte Position |
| Spaltenbezeichnungen übersetzen | ⚙ Formularwesen → Übersetzungen |
| Hintergrundbild (eigenes Briefpapier) | ⚙ Formularwesen → Formulareinstellungen → Hintergrund |
| Neue Dokumentvorlage anlegen | ⚙ Formularkonfiguration → + Neue Formularvariante |
| Neuen Kunden anlegen | CRM → Kunden → + Neuer Kunde |
| Neues Angebot | Verkauf → Angebote → + Neues Angebot |
| Rechnungslauf prüfen | Verkauf → Rechnungen → Status "Offen" filtern |
| Offene Posten (Mahnungen) | Buchhaltung → Offene Posten |
| Bezugsquellen verwalten | Artikel → Bezugsquellen |
| Web2Lead konfigurieren | ⚙ CRM → Web2Lead → + Neue Konfiguration |
| Verkaufsphasen / Pipelines | ⚙ CRM → Verkaufsphasen und Pipelines |
| Nummernkreise (Proforma anlegen!) | ⚙ Nummernkreise → Nummernkreise |
| Shopify-Integration prüfen | ⚙ Integration → Externe Dienste → Shopify |
| USt-ID prüfen lassen | VIES bei europa.eu |
Wenn der Webshop
automatisch ins CRM fliesst.
Der Clanea Shopify-Shop ist vollständig in WeClapp integriert. Jede Bestellung, jeder Kunde, jede Bezahlung landet harmonisiert im CRM — ohne manuelles Übertippen. Das ist eines der wertvollsten Setups, die ihr habt.
Was die Integration tut
Was du als Sales davon hast
Volle Sichtbarkeit im CRM
Jede Shopify-Bestellung erscheint in WeClapp als regulärer Auftrag mit Vertriebsweg-Tag "Shopify". Du siehst alle Shopify-Kunden in deiner Kundenliste — kein Wechsel ins Shopify-Backoffice nötig.
Cross-Sell-Potenzial
Shopify-Kunden, die wiederholt bestellen, sind heisseste B2B-Anwärter. Filter im CRM: "Vertriebsweg = Shopify" + "Auftragsanzahl > 3" → das ist deine Outbound-Liste für die Wandlung zum B2B-Kunden.
Bestandsabgleich live
WeClapp ist Master für den Bestand. Verkaufst du B2B 500 Stk PurePlate, geht der Bestand im Shopify automatisch runter. Keine Doppelverkäufe, keine "Out of Stock"-Pannen.
Einheitliche Kommunikation
Versandbenachrichtigungen, Rechnungen, Mahnungen — alles aus WeClapp. Der Shopify-Kunde bekommt dieselbe Brand-Experience wie der Direkt-B2B-Kunde.
Wo die Magie im System sitzt
| Bereich | Pfad | Was hier kontrolliert wird |
|---|---|---|
| Integration | ⚙ Integration → Externe Dienste → Shopify | API-Verbindung, Sync-Intervalle |
| Artikel-Mapping | Artikel → einzelner Artikel → Tab "Webshop" | Welche Artikel im Shopify sichtbar sind |
| Bestandssync | Artikel → Bestandsführung | Lagerbestände, die nach Shopify gepusht werden |
| Bestellungen | Verkauf → Aufträge → Filter "Vertriebsweg = Shopify" | Eingehende Shopify-Aufträge |
| Kundenstamm | CRM → Kunden → Filter "Ursprung = Shopify" | Vom Shopify automatisch angelegte Kunden |
Pro-Tip: Shopify-Kunden für B2B aufwerten
Wenn ein Shopify-Kunde zum 4. Mal bestellt: Geschäftsbeziehung "Kunde" + "Interessent" setzen, in eine Sales-Pipeline ziehen, Demo-Slot anbieten. Aus einem €200-Käufer wird so ein €2.000-Account. Das geht direkt in WeClapp ohne Datenwechsel.
Was kostet
der Versand wohin?
Bei Clanea geht jede Sendung ab DE-Lager Gottmadingen via DHL oder Supermerchado-Carrier. Verpackung, Label und Fulfillment sind im Enterprise Deal mit Supermerchado inkludiert — dieser Kalkulator zeigt dir den Endpreis pro Sendung.
Preise indikativ und Ø 2.2 Artikel pro Sendung. Alle Preise CHF exkl. MWST. Quelle: Clanea Preisliste 2026 (gültig 01.06.2026–31.12.2026). Verpackung, Versandlabel und Lieferschein sind im Supermerchado Enterprise Deal inkludiert (CHF 0.00).
Was im Enterprise-Deal mit Supermerchado drin ist
Inkludiert
- SaaS-Pauschale CHF 1'500/Mt
- Plattform & API-Zugang
- Dashboard & Reporting
- Verpackung Standard
- Versandlabel + Lieferschein
- Support
Stück-Kosten
- Auftragspauschale CHF 2.90
- Picking 1–3 Art: CHF 0.50/Pick
- Picking >3 Stk/SKU: CHF 1.20
- Flyer-Beilage: CHF 0.35
- Manuelle Erfassung: CHF 7.50
Lagerung / Retoure
- XS (10g) CHF 0.02/Mt
- S (200g) CHF 0.03/Mt
- M (500g) CHF 0.06/Mt
- L (1kg) CHF 0.12/Mt
- XL (3kg) CHF 0.35/Mt
- Retoure inkl. 1. Art.: CHF 3.90
Versand Deutschland (DHL Inland)
Bei Lieferung innerhalb Deutschlands (ab HUB Gottmadingen) gelten die DHL-Inland-Preise — günstiger als der EU-Versand:
| Gewicht | Laufzeit | Preis CHF |
|---|---|---|
| bis 1 kg | 1–2 Werktage | CHF 9.60 |
| bis 3 kg | 1–2 Werktage | CHF 10.10 |
| bis 5 kg | 1–2 Werktage | CHF 11.45 |
| bis 10 kg | 1–2 Werktage | CHF 13.90 |
| bis 20 kg | 1–2 Werktage | CHF 19.10 |
| bis 31,5 kg | 1–2 Werktage | CHF 22.65 |
Steuer ohne
Kopfschmerzen.
Das VAT-Manual von Von Graffenried Treuhand auf 37 Seiten — destilliert auf 6 Fälle, die du im Alltag triffst. Bei jedem Fall steht: Was ist der Workflow? Welche Belegart? Welcher Steuersatz? Welche Meldung? Was muss auf der Rechnung stehen?
Die 6 Standardfälle bei Clanea
Fall 1.1 — Verbringen Ware CH → HUB DE (interne Überführung)
Warenfluss: Lager CH → HUB Gottmadingen (Clanea AG selbst Eigentümer beider Lager)
Rechnungsfluss: Proformarechnung Clanea AG (CH) → Clanea AG (DE)
| Incoterm | DDP |
| Steuersatz | 0% (interne Überführung) |
| Zollverfahren | 4000 (Überlassung freier Verkehr) |
| EUST in DE | 19% (wird beim Import gezahlt — als Vorsteuer abziehbar) |
| WeClapp-Belegart | Proformarechnung (eigener Nummernkreis, kein OP) |
| ELSTER-Ziffer (DE) | 62 (Einfuhrumsatzsteuer als Vorsteuer) |
| CH-Voranmeldung | Ziffer 220 (steuerbefreite Leistung im Ausland) |
Pflicht-Angaben auf der Proforma: EORI-Nr Clanea, DE-UID-Nr Clanea, Warenwert (28,00 CHF/Stk), Vermerk "Nicht zum Zahlungsempfang berechtigt".
Fall 1.2 — Verkauf DDP DE B2B oder B2C (ab HUB)
Warenfluss: HUB DE → Kunde in Deutschland · Rechnungsfluss: Clanea AG (DE) → Kunde DE
| Incoterm | DDP (Delivered Duty Paid — Clanea trägt EUST) |
| Steuersatz | 19% UST |
| WeClapp-Belegart | Reguläre Verkaufsrechnung |
| ELSTER-Ziffer (DE) | 81 (Umsatz mit 19%) · 62 (Vorsteuer EUST) |
| Empfehlung | DDP für B2C zwingend — Endkunden überfordert beim Einzelverzollen |
Voraussetzung: Ware muss vorher via Fall 1.1 ins HUB überführt worden sein.
Fall 1.3 — Verkauf DAP DE B2B (Tax Free Export)
Warenfluss: Lager CH → Kunde DE direkt · Rechnungsfluss: Clanea AG (CH) → Kunde DE
| Incoterm | DAP (Delivered At Place — Kunde verzollt selbst) |
| Steuersatz | 0% (Tax Free Export aus CH) |
| Auf der Rechnung | EORI-Nr des Kunden zwingend! (Zoll-Anforderung 2024) |
| EUST | Kunde zahlt EUST selbst |
| WeClapp-Belegart | Reguläre Verkaufsrechnung ohne MwSt |
| CH-Voranmeldung | Ziffer 220 |
| Empfehlung | Nur für B2B-Kunden mit eigener EORI. Nicht für B2C! |
Fall 2.1 — DE → EU B2B (innergemeinschaftlich steuerbefreite Lieferung)
Warenfluss: HUB DE → Kunde in EU (z.B. Frankreich) · Rechnungsfluss: Clanea AG (DE) → Kunde EU
| Incoterm | FCA oder DAP |
| Steuersatz | 0% igL (steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung) |
| Pflicht-Vermerk Rechnung | "Innergemeinschaftlich steuerbefreite Warenlieferung gem. § 4 Nr. 1 Bst. b UStG" |
| USt-ID des Kunden | ZWINGEND auf Rechnung, VIES-validiert |
| ELSTER-Ziffer (DE) | 41 (igL-Umsätze) |
| Zusätzliche Meldung | ZM (Zusammenfassende Meldung) an BZSt Saarlouis bis 25. des Folgemonats |
| Nachweis | Gelangensbestätigung + Versandprotokoll (Tracking) |
Fall 2.2 — DE → EU B2C (OSS-Verfahren)
Warenfluss: HUB DE → Privatkunde EU · Rechnungsfluss: Clanea AG (DE) → Privatkunde
| Incoterm | DDP (Standard) |
| Steuersatz | Steuersatz des Bestimmungslandes (FR 20%, IT 22%, AT 20%, etc.) |
| WeClapp-Belegart | Reguläre Verkaufsrechnung mit lokalem Steuersatz |
| Meldung | OSS-Quartalsmeldung an BZSt Saarlouis |
| Voraussetzung | OSS-Registrierung beim BZSt erforderlich (BZSt-Online-Portal) |
| Frist | Ende des Folgemonats nach Quartalsende |
Fall 3 — CH via DE → EU B2B (Zollverfahren 4200)
Warenfluss: Lager CH → DE (Transit) → Kunde EU · Rechnungsfluss: Clanea AG (DE) → Kunde EU
| Zollverfahren | 4200 (Einfuhr mit anschliessender igL) |
| Incoterm an Kunde | "DDP without VAT" |
| Steuersatz an Kunde | 0% igL |
| Auf der Rechnung | DE-UID-Nr Clanea + USt-ID Kunde + EORI Clanea + Warenweg-Hinweis |
| Vermerk | "Lieferung ab CH-... DDP without VAT nach BE-... via Deutschland" |
| ELSTER-Ziffer | 41 (igL) |
| ZM-Meldung | Ja, an BZSt Saarlouis |
| Nur möglich | B2B mit EU-USt-ID des Kunden! Kein B2C möglich. |
Was du dir merken sollst
Wenn du unsicher bist, frag in folgender Reihenfolge: (1) Wo ist Kunde? (CH/DE/EU/Drittland), (2) B2B oder B2C?, (3) Hat der Kunde USt-ID?, (4) Woher kommt die Ware? (CH-Lager direkt oder HUB DE?). Mit diesen 4 Antworten lässt du jeden Fall durch den Entscheidungsbaum im nächsten Kapitel laufen — und der spuckt dir Incoterm, Steuersatz und Belegart aus.
Klick dich
zum richtigen Fall.
Beantworte die Fragen unten und der Baum führt dich zum konkreten Fall mit Steuersatz, Incoterm und ELSTER-Ziffer. Bei Unsicherheit immer Rolf Hoppler (Von Graffenried, +41 44 273 55 55) konsultieren.
WeClapps Marketing-
Power, realistisch.
WeClapps Kampagnen-Funktion ist solide für transaktionale Massen-Mailings und Sales-Follow-ups — aber kein vollwertiges Marketing-Automation-Tool wie HubSpot. Wissen, was es kann und was es nicht kann, schützt vor Frust.
Was die Engine wirklich kann
- Empfängerlisten aus Kunden- oder Interessenten-Filtern bauen
- E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern erstellen
- Versand aus dem System (im eigenen SMTP-Limit)
- Tracking von Bounces und Antworten am Kontakt
- Eigene Spaltennamen für Reporting
Was sie nicht kann: A/B-Tests, Drip-Sequenzen mit Verzweigungen, Engagement-Scoring, Heatmaps, dynamische Inhalte.
Opt-In-Pflicht (DSGVO)
Jeder Empfänger braucht ein dokumentiertes Opt-In für Marketing-E-Mails. Bei Clanea läuft das so:
- Web2Lead-Formular mit Checkbox "Ich möchte Updates erhalten" — separat von der DSGVO-Pflicht-Checkbox
- Shopify-Newsletter via API in WeClapp synchronisiert (Feld "Opt-In E-Mail")
- Bei Bestandskunden: Berechtigtes Interesse argumentierbar (existierende Geschäftsbeziehung), aber Opt-Out-Link in jeder Mail Pflicht
Massen-Versand vs. Serieller Versand
| Massen | Seriell | |
|---|---|---|
| Tempo | Alle gleichzeitig | 1 Mail / Sekunde |
| Empfänger pro Kampagne | bis ~500 | bis 5.000+ |
| SMTP-Last | Hoch (Spam-Risk) | Niedrig |
| Tracking | Gut | Sehr gut |
| Wann nutzen | Eilige News an A-Kunden | Newsletter, Launches |
Faustregel: ab 200 Empfängern immer seriell. Verhindert dass dein Mailprovider dich als Spam wertet.
Wann externe Dienste sinnvoll sind
Bei Volumen ab ~2'000 Empfängern oder echtem Marketing-Automation-Bedarf (Drip Campaigns, A/B, Personalisierung) → externe Tools nutzen. Empfehlung für Clanea:
- HubSpot für B2B-Lead-Nurturing (über die Connector-Integration mit WeClapp)
- Mailchimp oder Brevo für Shopify-Newsletter (günstig, viele Templates)
- Klaviyo für E-Commerce-getriebene Mails (teurer, aber Shopify-nativ)
Drei Rezepte
aus der Praxis.
Konkrete Spiel-Playbooks für typische Clanea-Situationen. Jedes Rezept ist getestet, mit Zutaten und Zubereitung.
Rezept 01 — PurePlate-Launch (Awareness → Lead → Sales)
| Ziel | Neuen PurePlate-Variant in 6 Wochen launchen, 30+ B2B-Leads, mind. 5 Aufträge |
| Zielgruppe | Bestehende A-Kunden + Hot Leads aus Branche Gastro/Hotellerie |
| Zutaten | Landing Page · 1× Hauptmailing · 2× Follow-up · Outbound-Calls · Eigene Web2Lead-Quelle |
| Schritte | (1) Web2Lead-Quelle "Launch-PurePlate-Q3" anlegen (2) Empfängerliste in WeClapp filtern (Branche + ABC-Klasse A/B) (3) Hauptmailing seriell mit "Termin buchen"-Link (4) Reagierende Leads landen automatisch in Pipeline-Stage "Erstkontakt" (5) Outbound-Call innerhalb 24h (6) Follow-up-Mailing nach 7 Tagen an Nicht-Reagierer |
| Reporting | Quelle = "Launch-PurePlate-Q3" filtern → echte Attribution |
Rezept 02 — Monthly Touch (Bestandskunden warmhalten)
| Ziel | Monatlicher Touch mit allen A+B-Kunden, ohne aufdringlich zu sein |
| Frequenz | 1× pro Monat, jeweils am 1. Werktag |
| Format | Kurze Mail (max 200 Wörter): 1 Insight + 1 Produkt-Highlight + 1 Termin-CTA |
| Quelle der Personalisierung | Letztes Auftragsdatum, ABC-Klasse, Branche |
| Pro-Tip | Kein Newsletter. Maus-Mail von Elias mit echtem Antwort-Reply — Reply-Rate ist 4× höher |
Rezept 03 — Black Friday Mega-Aktion
| Ziel | Umsatz-Peak in einer Woche, Shopify und B2B gleichzeitig aktivieren |
| Zeitleiste | T-14: Save-the-date-Mail · T-7: Teaser · T-0: Hauptmailing · T+3: Last-Chance · T+5: After-Sale |
| Shopify-Setup | Rabatt-Code im Shop · Code im B2B-Angebot manuell anwenden |
| Versand-Vorbereitung | Lagerbestand HUB DE mit Sicherheitsfaktor 2× rechnen · Supermerchado vorwarnen |
| Steuer-Hinweis | OSS-Quartalsmeldung danach prüfen — höheres EU-B2C-Volumen schiebt Steuersätze nach oben |
Was WeClapp
nicht kann.
Kein Tool ist perfekt — und Pretend-Allwissen ist die schnellste Methode, Vertrauen zu verlieren. Hier die ehrlichen Grenzen, mit Workaround-Empfehlungen.
01 — Kein echtes Marketing-Automation
Drip-Campaigns mit Verzweigungen, Engagement-Scoring, dynamische Inhalte → HubSpot oder Klaviyo nutzen.
02 — Schwache Pipeline-Visualisierung
Kanban ist OK, aber kein "Sales Velocity"-Diagramm wie HubSpot. Workaround: monatlicher Excel-Export + Power BI.
03 — Telefonie nicht integriert
Keine native Click-to-Call. Workaround: 3CX oder Aircall mit Manual-Log-Workflow.
04 — Mobile App rudimentär
Browser-First-Tool. Für Aussendienst: per Chrome Mobile, oder iPad mit Vollbild.
05 — Reporting ist OK, nicht gross
Standard-Berichte reichen für 80%. Für Custom-Dashboards: Excel + Power BI über die API.
06 — Outlook-Integration begrenzt
E-Mails landen in der Kunden-Akte via BCC-Weiterleitung, kein 2-Way-Sync. Workaround: Disziplin + Standard-BCC einrichten.
07 — Custom Workflows brauchen API
Komplexe Trigger ("wenn X, dann Y in 7 Tagen") nicht GUI-basierbar. Workaround: Make/Zapier + WeClapp-API.
08 — Multi-Currency hat Eigenheiten
CHF-Stamm + EUR-Belege funktioniert, aber Wechselkurs muss tagesaktuell gepflegt sein. Sonst Differenzen in der Buchhaltung.
Trotz dieser Limits: WeClapp ist für Clanea das richtige Tool, weil es ERP + CRM in einem System bietet und die Cross-Border-Cases abbilden kann. Die Workarounds sind alle machbar.
WeClapp plus
was, wann?
Clanea fährt einen schlanken Stack: WeClapp als Single Source of Truth, HubSpot für B2B-Nurturing, Atlassian für interne Projekte. Hier die Logik dahinter.
| Tool | Rolle | Sales nutzt es für… |
|---|---|---|
| WeClapp | Single Source of Truth | Alles Kommerzielle: CRM, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Versand, Buchhaltung |
| HubSpot | B2B-Marketing & Lead-Nurturing | E-Mail-Sequenzen für Cold Leads, A/B-Tests, Landing Pages |
| Atlassian Jira | Interne Projekte | Sprint-Planung für Sales-Initiativen, Bug-Tracking |
| Outlook | Tägliche Kommunikation; eingehende Mails per BCC ins WeClapp loggen | |
| Shopify | Webshop | B2C-Vertrieb mit voller WeClapp-Integration |
| Supermerchado | Fulfillment (HUB DE) | Pick & Pack & Versand; via API mit WeClapp verbunden |
| Microsoft Suite | Office-Arbeit | Excel-Exporte, Word-Vorlagen, Powerpoints |
Drei Phasen, wenn du erweitern willst
Phase 1 — Stabilisieren
Das, was du hast, ausschöpfen. WeClapp-API-Calls automatisieren (Make/Zapier). Dashboards in Power BI bauen.
Phase 2 — Skalieren
Klaviyo für E-Commerce-Mails, HubSpot Marketing Hub für Inbound, Aircall für Telefonie. Alles via API mit WeClapp gesynct.
Phase 3 — Spezialisieren
Custom-Reporting via Snowflake oder BigQuery, BI-Layer (Looker/Tableau), AI-Agents für Lead-Qualifying. Erst wenn Volumen es rechtfertigt.
Vom Kaffee
bis Feierabend.
Wie sieht ein Tag konkret aus, wenn alles zusammenkommt? Hier eine Timeline-Beispieltag mit echten WeClapp-Klicks.
Die Kernroutine
Morgens: Pipeline-Sichtung & Outbound · Mittags: Angebote & Demos · Nachmittags: Operations (Cross-Border, Rechnungen) & Hygiene · Tagesende: Morgen vorbereiten.
Alles wichtige
auf einen Blick.
Tastatur-Shortcuts & Power-Moves
| Aktion | So gehts |
|---|---|
| Globale Suche | Strg + . (Punkt) — sucht in Kunden, Belegen, Artikeln gleichzeitig |
| Schnell-Anlage Kontakt | Oben in der Leiste: + Neu → Kunde |
| Zwischen Aufträgen / Angeboten springen | Akte rechts: Tab "Weitere" → Verlinkte Belege |
| Massenaktion auf Liste | Listen-Filter setzen → Spalte ganz links Checkbox → Aktion oben |
| Filter speichern | Im Filter-Dialog "Filter speichern" — als persönliche View |
| Excel-Export | Jede Liste hat oben rechts den Export-Button |